تکالیف مودیان در خصوص نگهداری دفاتر، اسناد و مدارک مالیاتی
مشخصات دفاتر مالیاتی
ماده 5
انواع دفاتر مالیاتی موضوع این آیین نامه عبارتند از:
1-دفاتر روزنامه
2- دفتر کل
3-دفتر روزنامه و کل مشتری
۴-دفتر معین
۵-سایر دفاتر
ماده 6
مقررات مربوط به روش های نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک
الف-صاحبان مشاغلی که در گروه اول قرار می گیرند و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسن مورد دستی یا ماشینی مکانیزه الکترونیکی متکی به اسناد و مدارک با رعایت موارد زیر می باشند:
بند 1
رویدادهای مالی باید بر اساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل گردد.
بند2
مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می نمایند مکلفان برای هر سال مالی آتی فقط از دفاتری که طی سال مالی آتی قبل نزد مراجع قانونی ذیربط ثبت شده استفاده نمایند در مواردی که در دفاتر ثبت شده مذکور در هر سال برای ثبت عملیات مالی معین تا پایان سال مالیاتی باید مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال می‌باشند.
بند 3
مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی نرم افزار جهت ثبت رویدادهای مالی خود مکلفند از نرم‌افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی‌ها معیارها و ضوابط اعلامیه سازمان باشد استفاده نمایند سازمان موظف است ویژگی ها معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند
3-1 استفاده از نرم افزار های قبلی تا مدت سه سال از لازم‌الاجرا شدن اصلاحیه قانون مجاز خواهد بود.
استفاده از نرم افزارهای مذکور پس از مهلت فوق الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی‌ها معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.
مودیان مکلف است تا قبل از مطابقت نرم افزار مورد استفاده با ویژگی ها معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده ماشین های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.
در اجرای این بند سازمان می تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده نماید.
بند 4
نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
بند 5
اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذیربط در صورت احراز خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.
بند 6
نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است مانند مواد گرافیت در دفاتر دستی ممنوع است.
بند 7
دفاتر و اسناد حسابداری می بایست بر اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر گردد.
بند 8
در مواردی که دفاتر موضوع این آیین‌نامه توسط مقامات قضایی و سایر مراجع قانونی و یا به علل خارج از اختیار معدودی از دسترس مادی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تاخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.
بند 9
تاخیر تحریر دفاتر در مورد اشخاص حقوقی جدید التاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.
بند 10
اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری مورد عمل خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند لااقل سال یکبار تا قبل از بستن حسابها و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.
بند 11
ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچگونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد مجاز است.
بند 12
ارائه دفاتر سفید و نویس در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌شود.
بند 13
مودیان مکلف به نگهداری دفاتر باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه نمایند در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک به صورت ماشینی اطلاعات باید به همان قالبی فرمتی که تولید کلید ارسال یا دریافت شده نگهداری شود.
ب
– صاحبان مشاغلی که در گروه دوم قرار می گیرند مکلف اند برای هر سال مالی آتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را از قبیله اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا خدمات و دارایی و سایر اسناد هزینه‌های انجام شده را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم پیوست ۲ بر اساس آن تنظیم نمایند.
پ
صاحبان مشاغلی که در گروه سوم قرار می گیرند مکلفند برای هر سال مالی آتی اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را از قبیل اسناد درآمدی فروش کالا یا ارائه خدمات و سایر درآمدها و اسناد خرید کالا و خدمات و سایر اسناد هزینه‌های انجام شده را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را به شرح فرم پیوسته دو بر اساس آن تنظیم نمایند.
ت
مودیانی که رویدادهای مالی خود را به صورت ماشینی
مکانیزه الکترونیکی ثبت و نگهداری می کنند به استثنای مودیان گروه اول نیازی به
ارائه دفاتر به صورت دستی ندارند نگهداری اسناد و مدارک حساب به صورت ماشینی یا
دستی الزامی است.